Stap 1: bepaal uw scope (dag 1-2)
Begin klein. Kies één dienst of één cluster van vragen waarmee u wilt starten. Goede beginscopes zijn: het onthaal (algemene informatievragen), de dienst burgerzaken (identiteitskaarten, rijbewijs, paspoort) of het milieudepartement (afval, vergunningen).
Stel uzelf de vraag: welke tien vragen stellen burgers het vaakst? Dat zijn uw eerste use cases. Schrijf ze op. Die lijst wordt de basis voor de kennisbasis van uw AI-agent.
Stap 2: verzamel uw documenten (dag 2-5)
Een AI-agent is zo goed als zijn bronnen. Verzamel de meest actuele versies van:
- FAQ-pagina's van uw website;
- dienstenoverzicht met openingsuren;
- reglementen voor de geselecteerde scope;
- formulieren en aanvraagprocedures;
- contactgegevens per dienst.
U hoeft niet perfecte documenten te hebben. De agent verbetert naarmate u hem bijstuurt. Maar een goede startbasis verkort de pilootfase aanzienlijk.
Stap 3: technische integratie (dag 5-8)
Sophie integreert via één scriptlijn in uw bestaande website — ongeacht uw CMS of webtechnologie. Uw IT-team of webmaster plaatst dat script, en de agent verschijnt als chatwidget op uw site. Er is geen serverbeheer, geen database, geen grote infrastructuurwijziging.
Heeft uw gemeente een e-loket? Dan kunnen we SmartRouting activeren: de agent stuurt burgers automatisch door naar het juiste formulier op basis van hun vraag.
Stap 4: interne communicatie (dag 8-10)
Informeer uw medewerkers vóór de lancering. Zij krijgen vragen van burgers over de nieuwe chatfunctie. Leg uit wat de agent kan (informatie geven, doorverwijzen) en wat niet (dossiers behandelen, persoonlijke gegevens opvragen). Een korte interne FAQ van twee pagina's volstaat.
Stap 5: lancering en monitoring (dag 10-30)
Lanceer de agent op uw website. Tijdens de eerste maand monitort u:
- Welke vragen worden gesteld — komen ze overeen met uw verwachting?
- Waar stopt de agent — welke vragen kan hij niet beantwoorden?
- Hoe reageren burgers — positieve of negatieve feedback?
- Wat merken uw medewerkers — daalt het aantal herhalingsvragen?
Na de pilootmaand evalueert u samen met Sophie Technologies: uitbreiden, bijsturen of stoppen. Er is geen langetermijncontract — u beslist op basis van concrete resultaten.
Wat uw gemeente moet voorzien
Een succesvolle piloot vereist aan uw kant:
- één interne projectverantwoordelijke (halve dag per week);
- actuele documenten voor de geselecteerde scope;
- toegang tot uw website voor de scriptplaatsing;
- bereidheid om de kennisbasis bij te sturen op basis van feedback.
Meer is niet nodig. Lees ook: AI aan het loket voor een realistisch beeld van de verwachte impact, of start vandaag uw pilootraject.