Het platform
Sophie is geen chatbot maar een platform: een vast brein dat elke burgervraag begrijpt, en handen die de volgende stap uitvoeren in de systemen die uw gemeente al gebruikt.
Het kettingeffect
Betere ervaring voor de burger. Minder herhaalvragen. Minder druk op onthaal en loket.
Betere ervaring voor de burger
Antwoord in gewone taal, op elk moment van de dag, via het kanaal dat hij al gebruikt. Ook 's avonds en in het weekend, precies wanneer de meeste mensen iets opzoeken.
Minder herhaalvragen
Afvalkalender, openingsuren, attesten, vergunningen: dezelfde vragen, elke week opnieuw, bij dezelfde medewerkers. Sophie neemt dat volume over.
Minder druk op onthaal en loket
Uw medewerkers houden tijd over voor de dossiers waar hun expertise écht nodig is, in plaats van voor de vraag die vijftien keer per dag terugkomt.
Gebouwd vóór de overheid
Niet ernaartoe gebogen.
De meeste AI-tools in deze markt zijn een algemeen taalmodel met een widget erop. Sophie is van bij de eerste regel code ontworpen voor gemeentelijke dienstverlening: diensten, loketten, e-loketten, reglementen, contactpersonen en koppelingen met de software die u vandaag al gebruikt.
Dat maakt Sophie geen chatbot maar een platform: een vast brein, SmartRouting en de centrale orkestrator, en handen in de vorm van modules die acties uitvoeren in uw eigen systemen. U start met het brein. De handen koppelt u erbij wanneer uw bestuur eraan toe is.
Modulair
SmartRouting is de vaste kern; elke capability is een losse module. Nieuwe koppelingen pluggen in zonder het platform te herbouwen.
White box
Wat Sophie weet, ziet en beheert u zelf: bronnen, diensten en correcties zijn inspecteerbaar en aanpasbaar in de backoffice.
Privacy by design
GDPR als vertrekpunt: verwerkersovereenkomst per bestuur, waarborgen per subverwerker en geen training op uw data.
Accuraatheid
Antwoorden steunen op úw bronnen, met een interne zekerheidsscore. Sophie maakt onzekerheid zichtbaar in plaats van ze te verbergen.
Sophie is …
- Een platform: brein + handen
- Gebouwd vóór lokale overheid
- Gekoppeld aan úw agenda, meldpunt en e-loket
- Controleerbaar door uw medewerkers
Sophie is niet …
- Een losse FAQ-widget
- Een algemeen model "gebogen" naar overheid
- Een vervanging van uw systemen
- Een black box die u niet kunt auditen
De kern
SmartRouting. Altijd actief, in elk kanaal.
SmartRouting legt uw reglementen, diensten, loketten, e-loketten en websiteteksten over elkaar heen. Daardoor weet Sophie niet alleen wát de burger vraagt, maar ook welke procedure erbij hoort, welke dienst ervoor bevoegd is en welke stap hij nu moet zetten.
Het is geen betaalde add-on maar het vaste hart van het platform: elke vraag, via elk kanaal, loopt erdoorheen.
- 01
Herkennen
Sophie leest de vraag in gewone taal en haalt eruit wat er echt gevraagd wordt, ook als de burger de officiële term niet kent. "Papieren voor mijn nieuwe auto" wordt herkend als inschrijving en woonstattest.
- 02
Verbinden
Ze legt die vraag naast uw diensten, reglementen en e-loketten en bepaalt welke procedure van toepassing is, inclusief de voorwaarden, tarieven en termijnen die erbij horen.
- 03
Afhandelen
Ze brengt de burger tot bij de concrete stap: het juiste formulier, een geboekte afspraak, een geregistreerde melding of de bevoegde medewerker. Met wat hij moet meebrengen, wat het kost en hoe lang het duurt.
En als Sophie het niet zeker weet?
Dan raadt ze niet. Ze stelt een gerichte vervolgvraag, of ze stelt samen met de burger een mail op naar de contactpersoon die u hebt ingesteld, met de volledige context erbij. Escalatie is bij ons een functie, geen fout.
De handen van Sophie
Antwoorden is het begin. Afhandelen is het punt.
SmartRouting is het brein. Modules zijn de handen: de agentische capaciteit waarmee Sophie niet alleen praat, maar ook doet. Elke module is een connector naar software die u al gebruikt.
Wij bouwen bewust geen eigen agenda, meldpunt of e-loket. U heeft die systemen al. Sophie vervangt ze niet, ze koppelt ermee. Uw agenda blijft uw agenda; Sophie krijgt er alleen de handen bij om er via elk kanaal in te boeken.
- Afspraken
Afspraken boeken
De burger plant zelf een moment in bij de juiste dienst, via de website of met één bericht op WhatsApp. Sophie weet welk loket welke dienst aanbiedt en herinnert aan documenten, voorwaarden en kosten. Geen telefoon nodig.
- Meldingen
Defecten en klachten melden
Een kapotte lamp, sluikstort of een losliggende tegel, met foto en locatie erbij. Sophie herkent aard en plaats, structureert de melding en stuurt ze door naar het juiste meldpunt in uw eigen systeem.
- Analytics
Inzicht als stuurinstrument
Sophie houdt bij waar vragen vandaan komen, welke onderwerpen terugkomen en waar informatie ontbreekt. Vult u die hiaten aan, dan wordt Sophie daar meteen slimmer van. Beleidsinformatie op geaggregeerd niveau, geen profilering van burgers.
- Doorverwijzen
Naar de juiste persoon
Wat Sophie niet zelf afhandelt, gaat via mail naar de medewerker die er wél over gaat, met de volledige context van het gesprek erbij. De medewerker start met een volledig dossier.
Elke module volgt hetzelfde connector-patroon en plugt in op dezelfde orkestrator. Gebruikt uw bestuur een ander meldpunt of planningssysteem? Dan is dat een andere configuratie, geen ander product. Bekijk maatwerk en koppelingen.
Onder de motorkap
Eén orkestrator. Eén waarheid. Elk kanaal zijn eigen vorm.
Elke vraag volgt dezelfde weg: binnen via een kanaal, langs de centrale orkestrator die de gemeentelijke kennis erbij haalt en de juiste module aanspreekt, en terug in het formaat dat bij dat kanaal past.
Het kanaal dat voor de burger het meest natuurlijk is
Website-widget, WhatsApp-berichten, telefoon of e-mail. Elk kanaal heeft zijn eigen vorm; de vraag zelf blijft dezelfde.
Eén regisseur begrijpt, raadpleegt en schakelt
SmartRouting als kern, de kennisbank met reglementen en diensten, en modules voor agenda, meldingen en doorverwijzing. Van antwoord tot afspraak.
Eén kernantwoord, in het formaat van het kanaal
Tekst, knoppen, spraak of een link naar het e-loket. Dezelfde vraag krijgt via website en WhatsApp inhoudelijk hetzelfde antwoord, alleen anders gepresenteerd.
Kennislaag
De Bibliothekaris. Orde vóór ze antwoordt.
Vóór Sophie ooit een burger antwoordt, is er een aparte laag die uw bronnen omzet in kennis die klopt, navolgbaar is en aanpasbaar blijft. Intern noemen we die laag de Bibliothekaris: geen chatbot, geen AI die met de burger praat, maar een verwerkingssysteem dat op de achtergrond orde schept in wat uw bestuur al weet.
Dat onderscheid is de kern van white box: wat Sophie zegt, moet je kunnen terugleiden naar wat in die kennislaag staat, en dat moeten uw medewerkers zelf kunnen zien en corrigeren.
De meeste chatbot-tools knippen de website in stukjes en tonen bij een vraag het meest gelijkende stukje. Dat werkt voor smalltalk, niet voor een reglement. De Bibliothekaris bouwt eerst gestructureerde records — een dienst, een reglement, een tarief, een contactpersoon, een loketlink — elk met een eigen identiteit én expliciete koppelingen ertussen. De structuur, niet de gelijkenis-score, is de bron van waarheid.
- 01
Dekking in kaart brengen
In plaats van blind te crawlen, houdt de Bibliothekaris bij welke pagina's gevonden zijn, welke ontbreken en welke prioriteit hebben. U ziet dat terug als een dekkingsrapport en vult zelf URL's aan.
- 02
Extraheren en structureren
Uit elke bron worden diensten, procedures, tarieven en contactpersonen gehaald en aan elkaar gekoppeld. Geen losse tekstsnippets, maar een kennisbank waarin genavigeerd kan worden.
- 03
Twijfel gaat naar een mens
Waar de extractie niet zeker is, komt het item in een review-queue. Eén foute e-loketlink kan duizenden burgers misleiden; dat risico nemen we niet automatisch weg.
- 04
Uw medewerkers keuren goed of corrigeren
Pas na goedkeuring landt de kennis in de white box backoffice. Corrigeert een medewerker iets, dan leert de Bibliothekaris daaruit voor de volgende synchronisatie.
- 05
Alleen wat wijzigt, wordt herverwerkt
Verandert er iets aan één bron, dan verwerkt de Bibliothekaris enkel dat gewijzigde stuk opnieuw, niet de volledige kennisbank. Een burger wacht nooit op een crawl.
| Generieke RAG-chatbot | Sophie's Bibliothekaris | |
|---|---|---|
| Basis-eenheid | Tekstfragment met vector | Gestructureerd record met eigen ID |
| Verbanden | Geen, elk fragment staat los | Expliciete koppelingen: dienst ↔ reglement ↔ loket ↔ contact |
| Bij een gemiste pagina | Onzichtbaar, geen signaal | Zichtbaar in het dekkingsrapport, aan te vullen |
| Bij een fout | Verdwijnt in de index | Herkenbaar record, door uw medewerkers te corrigeren |
| Bij een update | Vaak volledige herindexatie | Alleen het gewijzigde record wordt herverwerkt |
| Governance | Beperkt tot niet aanwezig | Review-queue en backoffice-beheer door uw team |
Bereikbaarheid
Daar waar de burger al is.
Kanalen bepalen hóe de burger Sophie bereikt. De intelligentie erachter is telkens dezelfde. U activeert alleen wat u nodig heeft en kunt later uitbreiden zonder iets te herbouwen.
- Website — een toegankelijke chatknop in uw eigen huisstijl, met één regel code op uw bestaande site. Geen nieuwe website, geen CMS-migratie.
- WhatsApp — het kanaal dat iedereen al open heeft staan. Verder dan chatten alleen: slimme knoppen en links, afspraken kiezen door te tikken, meldingen met foto.
- Telefoon — in ontwikkeling. Dezelfde kennis en routing, alleen met spraak in plaats van tekst; verbindt door naar een medewerker wanneer dat nodig is.
- E-mail — binnenkort. Een eigen mailadres als ingangskanaal: burgers mailen hun vraag, Sophie beantwoordt of stuurt complexe dossiers gestructureerd door.
- Eigen kanalen — op maat. Een burgerprofiel-app of intern portaal koppelen we aan dezelfde orkestrator.
Aan de slag
Eén regel code. Live binnen de week.
Een AI-project dat maanden IT-capaciteit vraagt, komt er nooit. Daarom staat de chatbox met één script-tag op uw bestaande website: geen redesign, geen migratie, geen nieuw platform. De configuratie duurt samen met uw gemeente 3 à 5 dagen, afhankelijk van de grootte van de gemeente en het aantal aangesloten kanalen en modules.
Intake & bronnen
We brengen uw diensten, website en prioriteiten in kaart en lezen uw bronnen in.
Configuratie & controle
U keurt goed wat Sophie kent, stelt contactpersonen in en kiest welke modules meegaan.
Live & bijsturen
Sophie gaat live; het dashboard toont welke vragen binnenkomen en waar kennis nog ontbreekt. We werken samen met uw IT-verantwoordelijke, of we ontzorgen uw bestuur volledig.
Controle
U ziet wat Sophie weet. En u past het aan.
Een overheid moet kunnen verantwoorden wat er tegen een burger gezegd wordt. Over reglementen, termijnen en tarieven kan een systeem dat "iets plausibels" antwoordt zonder bron, geen dienstverlening dragen. Daarom is white box bij Sophie geen optie maar een uitgangspunt.
Uw bronnen, zichtbaar beheerd
In de backoffice ziet u welke pagina's, documenten en reglementen zijn ingelezen, en welke niet. U voegt URL's toe, sluit archief en nieuws uit en corrigeert wat verkeerd staat.
Diensten en contacten in uw hand
Diensten, loketten, e-loketten en contactpersonen beheert u zelf. Verandert een procedure of sluit een loket? Dan past u dat aan, en Sophie antwoordt vanaf dat moment correct.
Review-queue bij twijfel
Waar de automatische verwerking onzeker is over een dienst, link of reglement, komt het item ter goedkeuring bij uw medewerkers, in plaats van ongemerkt in duizenden antwoorden.
Analytics als stuurinstrument
Het dashboard toont thema's, kennishiaten en escalaties: waar vragen burgers het meest over, en waar ontbreekt informatie? Geaggregeerd, nooit per individuele burger.
GDPR & EU AI Act
Privacy als vertrekpunt, niet als bijlage.
Sophie verwerkt interacties met burgers. Dat vraagt om een hogere standaard dan bij een commerciële chatbot, en om keuzes die in de architectuur zitten, niet in een compliance-document achteraf.
- Verwerkersovereenkomst per bestuur, met transparantie over welke subverwerkers betrokken zijn.
- Geen training op uw data. Gegevens van burgers worden nooit gebruikt om AI-modellen te trainen.
- Sophie maakt zich kenbaar als AI-assistent, in lijn met de transparantieverplichtingen van de EU AI Act.
- Strikt gescheiden per bestuur. Elke gemeente is een aparte tenant.
In uw huisstijl
Sophie ziet eruit alsof ze bij u hoort.
U kiest hoe Sophie op uw website verschijnt: de klassieke chatbalk of het nieuwe vloeiende design, in het wit of het zwart, links, midden of rechts uitgelijnd. Voeg het logo van uw bestuur toe en kies een accentkleur — die keert terug in de chatballonnen. De burger herkent meteen dat hij met zijn eigen gemeente praat.
Klaar om te starten?
Pilootgemeente worden?
Start met een gratis pilootmaand. Live binnen de week, zonder langetermijncontract.
Gent, België · Gebouwd met en voor Vlaamse lokale besturen