Het probleem: te veel ingangen, te weinig overzicht
Een gemiddelde gemeentewebsite telt tientallen formulieren: vergunningen, meldingen, attesten, afspraken. Burgers zoeken via Google, landen op de homepage en bellen alsnog omdat ze het juiste loket niet vinden. Elk verkeerd formulier betekent extra werk voor uw diensten en frustratie aan beide kanten.
Wat is SmartRouting?
SmartRouting is geen aparte website — het is de intelligente laag in een AI-agent die:
- de vraag van de burger analyseert in natuurlijke taal;
- lokale context meeneemt (reglement, openingsuren, uitzonderingen);
- de meest passende actie kiest: antwoord, link, formulier of doorverwijzing naar een medewerker.
Bij Sophie gebeurt dat op website en optioneel via WhatsApp met dezelfde kennisbasis — zodat antwoorden consistent blijven.
Voorbeeld uit de praktijk
Een burger typt: “Ik wil een terras plaatsen voor mijn café.” Een simpele FAQ-bot stuurt een algemeen antwoord over evenementen. SmartRouting herkent commercieel terras, linkt naar het stedenbouwkundig formulier én vermeldt welke documenten nodig zijn vóór indiening — in één gesprek.
Voordelen voor het loket
- Minder incompletere dossiers door verkeerde formulieren.
- Minder telefoontjes over “waar moet ik klikken?”
- Inzicht in welke onderwerpen het meest vragen oproepen (input voor communicatie en procesverbetering).
Lees ook: AI aan het loket: hoe gemeenten wachttijden halveren.
Implementatie zonder big bang
Start met de vijf formulieren met het hoogste volume. Koppel die aan SmartRouting, meet gedurende een pilootmaand en breid geleidelijk uit. Zo vermijdt u een jarenlang traject vóór de eerste burger iets merkt.
Conclusie
Digitale dienstverlening faalt niet door gebrek aan formulieren, maar door gebrek aan begeleiding ernaartoe. SmartRouting maakt van uw AI-agent een digitale onthaalmedewerker die burgers niet alleen informeert, maar ook correct doorstuurt.