Veelgestelde vragen over Sophie

Sophie is een chatbot én AI-agent, van bij de start ontworpen voor lokale overheden in België: gemeenten, steden, OCMW-contexten en andere publieke organisaties. Ze beantwoordt burgervragen 24/7 op basis van uw officiële informatie — openingsuren, afval, vergunningen, loketten — en stuurt door naar de juiste dienst of volgende stap. Niet enkel antwoorden geven, maar actie ondernemen: doorverwijzen, boeken, opvolgen.

Een klassieke chatbot volgt vaste beslissingsbomen: werkt voor standaardvragen, maar breekt af zodra een burger afwijkt van het script of een combinatie van onderwerpen aanhaalt. Sophie is een AI-agent: ze begrijpt natuurlijke taal, past zich aan onverwachte vragen aan en kan doorverwijzen, opvolgen en integreren met uw processen — zonder dat elke mogelijke vraag vooraf moet worden ingetekend.

Sophie is geen chatbot-laag op een generiek model. Het platform is vanaf nul gebouwd voor gemeenten, met een centrale orchestrator, meerdere gespecialiseerde LLM’s per taak, en SmartRouting als vast hart. Dat levert betere nauwkeurigheid (lokale reglementen en procedures), kostenbeheersing (het juiste model per stap) en integraties met e-loketten, agenda’s en meldpunten — zonder het platform telkens opnieuw te herwerken.

SmartRouting is de kern van Sophie en altijd actief. Het brengt lokale regelgeving, diensten, loketten, e-loketten en uw volledige website-inhoud samen. Zo begrijpt Sophie niet alleen wat een burger vraagt, maar ook welke procedure, dienst of medewerker erbij hoort — en stuurt ze direct de juiste richting op, online of fysiek. Bij onzekerheid gokt Sophie niet: ze stelt een gerichte vervolgvraag of schakelt over naar een medewerker.

Standaard via een chatwidget op uw gemeentewebsite (één regel embed-code). Optioneel ook via WhatsApp — voor vragen, afspraken boeken of meldingen doorgeven vanuit een vertrouwde app. Via e-mail kan Sophie een gesprek doorzetten naar de juiste interne contactpersoon wanneer menselijke opvolging nodig is. Uitbreiding naar andere kanalen is mogelijk via maatwerk.

Standaard communiceert Sophie in het Nederlands. Op aanvraag is uitbreiding naar Frans en Engels mogelijk — relevant voor gemeenten met meertalige burgers of in grensregio’s.

Sophie start met beantwoorden en doorverwijzen (SmartRouting). Daarna activeert u standaardmodules zoals afspraken boeken — met herinnering aan documenten, voorwaarden en kosten; defecten melden — met foto en locatie via website of WhatsApp; input ophalen — gerichte vragen en polls voor beleidsinformatie; naar de juiste persoon — mail opstellen en doorsturen naar de juiste medewerker. Dat is geen volledige lijst: via maatwerk breidt Sophie uit met extra taken, workflows en koppelingen op maat van uw gemeente. Zo schaalt Sophie mee met uw dienstverlening, op het tempo van uw loketten.

Ja. Via SmartRouting stuurt Sophie burgers door naar het juiste formulier op uw e-loket of extern platform, op basis van hun vraag in gewone taal. Dankzij de hypermodulaire architectuur koppelen we e-loketten, agenda’s en meldpunten aan vaste interfaces — niet aan losse chatbot-trucs. Uw bestaande agenda kan behouden blijven of gesynchroniseerd worden met veelgebruikte systemen.

Sophie gokt niet. Ze stelt een gerichte vervolgvraag, of stelt samen met de burger een mail op en stuurt die intern door naar de juiste vooraf ingestelde contactpersoon. Daarna loopt het gesprek verder via e-mail. Complexe dossiers worden doorgestuurd naar de juiste persoon — niet automatisch afgehandeld zonder menselijke tussenkomst.

Veel gemeenten starten met SmartRouting en de standaardmodules. Heeft u taken of processen die daar buiten vallen, dan bouwen we via maatwerk custom modules, dashboards en automatisering op basis van dezelfde Sophie-architectuur. Zo kan Sophie meer dan de standaardmodules alleen — afgestemd op uw workflows, legacy-systemen en koppelingen.

Een eerste piloot kan snel live: we streven naar een configuratie van ongeveer twee uur. U levert uw bestaande FAQ-pagina’s en websitelinks; wij configureren Sophie en embedden de chatwidget op uw site. De volledige implementatie — inclusief modules, koppelingen en fine-tuning — duurt minder dan vijf dagen. De chatbox staat met één regel code op uw website. Wij werken samen met uw IT-verantwoordelijke of ontzorgen uw gemeente volledig.

Sophie Technologies zoekt 25 innovatieve gemeenten die Sophie één maand kosteloos willen uitproberen op hun eigen website. Na de piloot beslist uw college of gemeenteraad of u verder gaat — zonder langetermijncontract of hoge installatiekosten. Sophie is beschikbaar vanaf 20 september 2026.

Minimaal. De embed is één scriptregel op uw website. Wij nemen configuratie, kennisopbouw op basis van uw bestaande content en ondersteuning tijdens de piloot op ons. Uw medewerkers behouden controle over opvolging en complexe dossiers.

Sophie is gebouwd met privacy by design — GDPR als vertrekpunt, niet als checklist achteraf. Voor elke gemeente stellen we een verwerkersovereenkomst op, met transparantie over subverwerkers (zoals het AI-model of WhatsApp). Data wordt binnen de EU verwerkt, nooit gebruikt om AI-modellen te trainen, en automatisch verwijderd na een vastgelegde bewaartermijn. Sophie identificeert zich steeds duidelijk als AI-assistent tegenover de burger, in lijn met de EU AI Act.

Gegevens worden binnen de EU verwerkt. We bespreken graag bewaartermijnen, verwerkersovereenkomsten en de rol van uw medewerkers bij opvolging — afgestemd op uw gemeente of stad. Meer detail staat in ons privacybeleid.

Sophie start met een gratis pilootmaand. Daarna betaalt u een transparante maandelijkse licentie op basis van inwonersaantal — meer inwoners betekent een groter volume aan gebruikers. Tot 10.000 inwoners: €499/maand · 10.000–29.999: €699/maand · 30.000–50.000: €899/maand · boven 50.000: op maat. Bij aankoop via een consortium kunnen grote kortingen gelden — afhankelijk van de grootte van het consortium en van de gemeenten die meedoen. Geen verborgen installatiekosten. Bekijk alle prijzen of vraag een offerte voor uw gemeente.

Ja. Juist kleinere gemeenten hebben vaak minder capaciteit aan het loket en profiteren sterk van 24/7-bereikbaarheid en minder telefoondruk. U start met SmartRouting en voegt modules toe wanneer u klaar bent — op het tempo van uw organisatie, niet van een generieke softwareleverancier.

Sophie excelleert bij repetitieve, veelgestelde vragen: afvalinzameling, openingsuren, vergunningen, evenementen, loketprocedures en doorverwijzing naar het juiste formulier. Voor complexe dossiers met juridische of individuele beoordeling stuurt Sophie door naar de juiste medewerker — de mens blijft in de loop voor gevoelige zaken.